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| Tercer secreto: Un consejo de administración con políticas |
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Por: Lic. Sergio Vadillo El consejo de administración es una de las claves de éxito para el futuro de todas las empresas, particularmente para las familiares.
Es muy conveniente que el objetivo primordial al crear y poner en operación el Consejo de Administración sea la mejora de resultados, el éxito del negocio. Con esta idea en mente, las posibilidades de contar con un órgano que favorezca el logro de los objetivos son muy altas.
El Consejo de Administración debe tener y ejercer la más alta autoridad de la empresa, debe así ser reconocido. De ahí emanan las principales metas, políticas y lineamientos; es también quien, ejerciendo su facultad de control, vigila que el desempeño se dé acorde a los planes establecidos y aprobados, a las políticas y a la filosofía del negocio.
Los Consejos efectivos tienen invariablemente prácticas que propician sinergias entre los consejeros y en el interior de la empresa.
¿Cuándo formarlo?
Existen muy diversas prácticas, a continuación señalamos algunas que normalmente van mezcladas entre ellas:
• Cuando la joven empresa empieza a operar normalmente. • Cuando se avecina la sucesión de la Dirección. • Cuando la empresa o la mayor parte de las acciones cambian de dueño. • Cuando la organización tiene 3 ó más niveles de organización. • Cuando la plantilla de personal es superior a 50 personas.
Por nuestra parte consideramos que, si el Consejo de Administración se forma con las ideas que antes hemos mencionado, debe integrarse aun antes del inicio de operaciones de la empresa, independientemente de su antigüedad, niveles de organización, plantilla u otras circunstancias.
¿Cuál es su estructura?
Recomendamos hacerlo de la manera más sencilla posible. Al principio puede ser el pequeño grupo familiar que ahí trabaja y el contador; posteriormente, conforme va creciendo y por tanto haciéndose más compleja la operación, podrán ir integrándose consultores externos que tengan la experiencia y que aporten puntos de vista objetivos y creativos, no afectados por la llamada ceguera de taller.
El o los ejecutivos principales pueden ser invitados a participar eventual o definitivamente para informar el estado que guardan las áreas bajo su responsabilidad.
En ocasiones es necesario escuchar puntos de vista expertos para asuntos como la adquisición de maquinaria, la modificación de procesos o cualquier otro asunto de gran impacto. Para estos casos se invitan por única vez a especialistas que informan y aclaran dudas a los consejeros para que tomen las decisiones más adecuadas.
Mecánica de operación
Es conveniente sesionar mensualmente. Se recomienda que se dé a estas reuniones la gran importancia que tienen. El director general, aun siendo presidente del consejo, deberá demostrar el interés y respeto que tiene por él.
Alguno de los consejeros deberá fungir como secretario, con la obligación de levantar una minuta de lo acordado en la reunión. Es muy importante que la minuta esté orientada a las acciones y objetivos que se comprometen por parte de la dirección del negocio; es importante que contenga fechas.
El consejo debe incluir como consejeros a todos aquellos que poseen acciones, aun no siendo familiares aunque la familia tenga la mayoría. Aun cuando se dé voz a los consejeros profesionales o a los ejecutivos que participan en estas reuniones, no deberán tener voto.
Responsabilidades del Consejo de Administración
Es responsable de diversas funciones clave, destacan 3:
1. Planeación “No hay viento favorable para quien no sabe a dónde va” Lucio Anneo Séneca
La filosofía, el tamaño de la empresa y su estructura de organización determinarán el nivel de participación del consejo en el proceso de planeación. En empresas muy pequeñas, el director o dueño definirá el plan con poca participación de quienes hacen el trabajo, aun cuando recomendamos siempre analizar la posibilidad de permitir la participación hasta del más bajo nivel posible ya que, de esta forma, se logra una gran adhesión a planes y objetivos.
En el caso de empresas medianas y grandes, es indispensable que al menos participen los ejecutivos y mandos tanto en la definición de la Visión o Sueño, como en la Misión de las estrategias y en la formulación de los objetivos; el personal operativo puede participar en el diseño de proyectos y pasos.
En todo caso, el plan deberá ser aprobado por el consejo.
2. Control y Evaluación
El propósito de establecer objetivos claros y susceptibles de ser medidos es que, al paso del tiempo, puedan cotejarse contra los resultados reales y así tener oportunidad de tomar a tiempo las medidas pertinentes. Es función primordial del Consejo de Administración evaluar el desempeño de la empresa y por tanto de la dirección general.
3. Designación de Ejecutivos El Consejo deberá garantizar a los accionistas las mejores decisiones en la selección de los principales ejecutivos, particularmente en la del Director General.
En la empresa familiar lo anterior es particularmente importante cuando está próxima la sucesión de la Dirección General ya que frecuentemente los lazos familiares no permiten ver las ventajas y desventajas de cualquier nombramiento. Las designaciones deben responder invariablemente a un perfil del puesto aprobado previamente por los consejeros y contra el que ellos mismos habrán de comparar a los candidatos.
Normalmente el Director General selecciona a los ejecutivos que le reportan y los somete a la autorización final del consejo.
Practicas como las que hemos mencionado deben estar contenidas en una Política también autorizada por el Consejo.
En el próximo número hablaremos de las Políticas.
Consulte al Lic. Sergio Vadillo: |
